عملیات پایان سال

در پایان هر سال مالی، حسابداران مجموعه نسبت به بستن کلیه حساب های خود اقدام می کنند. با این کار عملا دوره مالی به پایان رسیده و مانده های دوره به دوره بعدی منتقل می گردد. بستن سال مالی علاوه بر سادگی عملیاتی توسط ابزار مرحله به مرحله یسنا، نیازمند دانش فنی می باشد.

ضرورت بستن سال مالی

در زمان های قدیم که سخت افزارهای فروشگاهی توان کافی برای نگهداری اطلاعات حجیم را نداشت بستن سال مالی با حذف یا تفکیک اطلاعات همراه بود. ولی با توسعه تکنولوژی و نیز رشد فناوری های مرتبط با هوش مصنوعی و شبکه عصبی ضرورت استفاده از اطلاعات مالی سال های پیشین در پیش بینی های آتی بیشتر از قبل حس می شود. با این وجود شروع مجدد اسناد از شماره یک در هر دوره مالی به صورت استانداری در این حوزه مطرح می باشد. هرچند امکان محاسبه سود و زیان بدون بستن سال مالی نیز امکان پذیر می باشد ولی طبعا در صورت بستن سال مالی نیازی به مانده گیری از ابتدای سال های پیش نخواهیم داشت و این نیز خود به صفر شدن سود و زیان در آغاز هر دوره مالی (Fiscal Year) منجر می گردد.

مراحل بستن سال مالی

نخستین مرحله کنترل و تصدیق اسناد مالی مجموعه می باشد. با این کار وضعیت اسناد از موقت به تأیید در آمده و غیر قابل تغییر می گردد. در صورتی که بیزنس های استاندارد مالی در اسناد رعایت نشده باشد سیستم با خطایی حسابدار را از وضعیت اسناد خود مطلع می سازد. در ادامه کلیه ترازهای مالی مورد بررسی قرار می گیرد. اطلاعات انبارگردانی با مانده ریالی موجودی کالاها مطابقت داده می شود. اطلاعات صندوق های ریالی به تأیید حسابدار می رسد. سرفصل های مالی یک به یک مورد بررسی قرار می گیرد. بیزنس های حسابداری مجددا مورد بررسی و آزمایش قرار می گیرد. کلیه فاکتورهای راهکار مالی مجددا مورد بررسی قرار می گیرد. کاردکس ریالی کالا با توجه به متدولوژی کنترل موجودی ریالی انبار بازسازی می شود که در فروشگاه های بزرگ فرایندی زمان بر
می باشد. موجودی منفی کالاها کنترل می گردد. نهایتا اسناد مجددا شماره گذاری می شود، سال مالی جدید ایجاد شده و سند ابتدای دوره سال مالی جدید ثبت می گردد.